Bản chất của cả hai phần mềm này của MS Office đều là phân tích và tổng hợp số liệu để báo cáo. Thông thường người ta cho rằng Excel có tầm thấp hơn Access vì trong đào tạo bằng cấp tin học thì bằng A gồm có Tin học căn bản, Word, Excel còn Access được đào tạo trong bằng B. Nhưng thật ra điều này có đúng hay không. Một người giỏi Excel sẽ làm việc tốt hơn một người dở Access và ngược lại. Ở đây tôi xin được phép đi sâu vào việc so sánh các mặt mạnh yếu của 2 ứng dụng này để cùng nhau chọn lựa được công cụ tốt nhất cho từng công việc của mình.
1/Lựa chọn giữa bảng tính (spreadsheets) của Excel và cơ sở dữ liệu (database) của Access.
Cho tới thời điểm này, ở một số công ty, khi một nhân viên của phòng ban kế toán đề nghị sử dụng một chương trình Access thay thế các bảng tính Excel. Thì vấp phải sự chống trả quyết liệt (tôi không nói là ban giám đốc tiếc tiền mà sự chống trả đôi khi từ những nhân viên khác trong phòng ban này). Họ nó rằng họ đang rất thoải mái sử dụng MS Excel để làm công việc. Và công việc này đang rất tốt. Hà cớ gì lại phải thay thế bằng Access. Thậm chí họ còn nói rằng: Microsoft đã tạo ra Excel thì không cần phải tạo ra Access.
2/ Ưu điểm của Microsoft Excel.
Thời gian học tập để thực hiện một bảng tính cho Excel là rất ngắn, vì vậy học viên đang học rất dễ dàng để sử dụng Excel và có thể thiết kế bảng tính ngay lập tức. Thông thường không cần phải có các chuyên gia IT tạo ra các bảng tính, mỗi nhân viên có thể tự làm cho mình một bảng tính theo ý muốn.
Excel dễ dàng để lưu trữ dữ liệu, thực hiện các phép tính số học, định dạng các ô, và điều chỉnh bố cục để làm báo cáo cho xếp hoặc chia sẻ với người khác. Các tính năng nâng cao như subtotals, pivot table và biểu đồ, lọc, và nhiều kiểu mẫu làm cho nó dễ dàng để thực hiện hàng loạt các nhiệm vụ. Nó thậm chí có thể tích hợp với các dịch vụ phân tích (Business Intelligence) từ SQL Server. Tinh chỉnh các kết quả cũng rất dễ dàng để có được bố trí chính xác, phông chữ, màu sắc, vv mà bạn muốn.
3/Nhược điểm của Microsoft Excel.
Thật không may, có một mức giá cho sự linh hoạt của các bảng tính. Trong khi đó là dễ dàng để tạo ra các công thức, tham chiếu trực tiếp vào các cell, copy và dán dữ liệu và các bảng liên kết và bảng tính với nhau. Thì một số công việc trở nên phức tạp hơn, các bảng tính trở nên khó khăn hơn để thay đổi và quản lý. Nếu bạn thêm một dòng mới vào thời điểm quá khứ bạn phải lần dò vào đúng vị trí của nó rồi chèn dòng vào, sau đó mới đưa dữ liệu vào được, càng khó khăn hơn khi số liệu không chỉ là một dòng. Mỗi lần bạn thêm, bớt dữ liệu trong bảng là mỗi lần bạn phải xử lý công việc rất nặng nề là kiểm tra xem sự thay đổi này có ảnh hưởng đến các bảng liên kết với nó. Và nếu cái công việc dò, tìm và quét của bạn có sai sót là hỏng báo cáo. Nếu như các hàng và cột mới được thêm vào, những dãy tóm tắt và công thức có thể cần phải được sửa đổi hoặc làm mới được tạo ra, dữ liệu và công thức không được cập nhật liên tục, và những sai lầm dẫn sẽ đến kết quả tồi tệ.
Những thách thức của bảng tính chính là những khó khăn duy trì chúng một cách chính xác theo thời gian và mở rộng quy mô khối lượng.
4/Ưu điểm của Microsoft Access và Cơ sở dữ liệu
Đối với các chuyên gia Excel, Access thường rất khó để hiểu bởi những yêu cầu thiết kế phân biệt rạch ròi cho cơ sở dữ liệu mà bảng tính thì không bao giờ đòi hỏi điều này. Nhưng đó lại là một số lợi thế của cơ sở dữ liệu:
– Cấu trúc dữ liệu và chuẩn hóa thông qua nhiều bảng
– Khả năng mở rộng: thêm các bản ghi nhiều hơn và tự do
– Dữ liệu và tham chiếu toàn vẹn
– Truy vấn và báo cáo
– Tự động hóa thông qua Macros và VBA module.
Từ việc xác định cụ thể cấu trúc bảng. Cơ sở dữ liệu làm cho nó dễ dàng để lưu trữ thông tin ở một nơi và tham khảo nó ở nhiều nơi. Ví dụ, thông tin khách hàng có thể được lưu giữ trong một bảng của khách hàng nơi tên, địa chỉ, số điện thoại, email, vv được lưu giữ. Sau đó nó được tham chiếu ở những nơi khác như truy vấn, biểu mẫu và báo cáo. Nếu thông tin của khách hàng thay đổi, các thông tin mới được cập nhật tự động trong tất cả các địa điểm tham chiếu. Các mẫu thiết kế bảng cũng áp đặt cấu trúc là cho mượn các kiểu dữ liệu, xác nhận và thống nhất cho chất lượng cao hơn so với những gì thường tồn tại trong bảng tính. Khởi đầu cơ bản là xác định lưu trữ số, ngày tháng, văn bản rõ ràng cho từng cột.
Sự khác biệt lớn nhất với các bảng tính là trong một cơ sở dữ liệu, các dòng dữ liệu (record) được tự do. Bạn có thể đưa vào bất kì thời điểm nào. Nếu nó được thiết kế tốt, qua thời gian, dòng dữ liệu mới liên tục được thêm vào mà không cần phải thêm các lĩnh vực mới. Tất cả các truy vấn, biểu mẫu, báo cáo và tiếp tục làm việc mà không có bất kỳ thay đổi. Các bộ lọc khác nhau có thể được áp dụng nhưng kết quả là luôn luôn nhất quán. Không cần phải thực hiện lại các công thức khi dữ liệu mới được thêm vào. Điều này cho phép các báo cáo chính xác được tạo ra mỗi năm, quý, tháng, tuần, ngày, vv…
Excel rất sợ xóa dữ liệu, bạn rất dễ dàng bị lỗi =#REF! (mất tham chiếu), cơ sở dữ liệu Access cung cấp nhiều công cụ để duy trì chất lượng dữ liệu khi bị xóa. Danh mục tra cứu và quy tắc xác nhận cho các lĩnh vực cá nhân và hồ sơ có thể dễ dàng thực hiện trong truy cập ở cấp bảng. Các hình thức có thể thêm các quy tắc bổ sung trong suốt nhập dữ liệu để đáp ứng người dùng lựa chọn khi xóa. Access còn cung cấp tính toàn vẹn tham chiếu giữa các bảng để đảm bảo dữ liệu luôn được xác định trên bảng.
Truy vấn và báo cáo Microsoft Access cho phép bạn cắt và sắp xếp dữ liệu của bạn và thể hiện nó một cách chi tiết hoặc dạng tóm tắt bất kể thế nào dữ liệu được lưu trữ hoặc được sắp xếp trong các bảng bên dưới. Nó cung cấp rất nhiều sức mạnh và tính linh hoạt để phân tích và kết quả hiện nay. Sử dụng các nhóm, thật dễ dàng để hiển thị các kết hợp như các thay đổi dữ liệu và các nhóm được thêm vào hoặc gỡ bỏ.
Từ một mô-đun hoặc macro VBA, bạn có thể sử dụng các DoCmd.TransferSpreadsheet lệnh để export (xuất) dữ liệu từ một table Access hoặc truy vấn đến một bảng tính Excel (sử dụng tùy chọn acExport). Sau đó bảng tính của bạn có thể tham khảo dữ liệu hoặc Import (nhập) trở lại Access.
Các TransferSpreadsheet lệnh với các tùy chọn acImport cũng có thể được sử dụng để nhập bảng vào một bảng Access.
Với Office / Excel tự động hóa, bạn thực sự có thể mở một bảng tính Excel hiện từ Microsoft Access, và dữ liệu địa điểm cụ thể trong các ô, do đó việc tự động cập nhật các dữ liệu đó.
5/ Nhược điểm lớn nhất của Microsoft Access
Là để thành lập cơ sở dữ liệu, cần có kỹ năng cao và đào tạo đầy đủ để sử dụng nó tốt. Trong đó có việc nghĩ ra cách để xác định các bảng, liên kết chúng lại với nhau, và cấu trúc thông tin các bảng (phần này thường rất dễ dàng), làm việc với truy vấn, và báo cáo (có thể xem là khá khó khăn). Phần khó khăn nhất bao giờ cũng là Form.
Thời gian học tập của việc xây dựng một cơ sở dữ liệu, tạo ra các truy vấn và thiết kế bố trí giao diện, báo cáo có thể có vẻ khá khó khăn. Nó phức tạp hơn là chỉ đưa dữ liệu trong các ô của một bảng tính. Nó cũng có thể khá bực bội để có thể dễ dàng sao chép và dán các khối dữ liệu, thiết kế định dạng ngoại lệ đối với các cấu trúc của một báo cáo Access (ví dụ, muốn làm nổi bật một giá trị cụ thể hoặc hàng với phông chữ đặc biệt và ý kiến). Trong khi MS Access bao gồm mã VBA cho phép tùy biến, nó đòi hỏi nỗ lực nhiều hơn so với thiết kế WYSIWYG (Giao diện tương tác tức thời) đơn giản của Excel. Ngoài ra, một số tính năng phân tích dữ liệu như pivots manh mẽ tồn tại trong Excel nhưng không truy cập.
Excel làm cho nó dễ dàng để tạo ra tùy chỉnh với các định dạng rất linh hoạt và chú thích mà bạn có thể thêm bất cứ nơi nào. Việc hoàn trả với Microsoft Access cơ sở dữ liệu là cách đơn giản hóa mọi thứ theo thời gian. Nó có thể là quá mức cần thiết cho một phân tích thời gian, nhưng nếu dữ liệu và báo cáo cần phải được duy trì theo thời gian, bảng tính thường gặp phải bức tường. Hầu hết các tổ chức có nhiều bảng tính “tương tự” được tinh chỉnh một chút khác nhau và nhanh chóng trở nên không phù hợp. Một cơ sở dữ liệu Access cũng được thiết kế tránh việc thách thức quản lý. Điều đó nói rằng, cả hai Access và Excel có điểm mạnh và điểm yếu của họ.
Tóm lại. Nếu bạn xử dụng một giải pháp lai, nơi dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu Access được xuất khẩu hoặc sao chép vào Excel thường cung cấp tốt nhất của cả hai ứng dụng. Tính toàn vẹn dữ liệu của một cơ sở dữ liệu với đầu ra được xác định rõ và chấp thuận của nó kết hợp với Excel để phân tích, xử lý cho phép bạn tận dụng lợi thế của cả hai. Sử dụng quy trình tự động, chia sẻ dữ liệu có thể rất trơn tru.
Theo kinh nghiệm của mình, các giải pháp phát triển theo thời gian không thể dự đoán phân biệt công nghệ. Có nhiều công cụ sẽ tạo ra sự linh hoạt để nhanh chóng đáp ứng với những yêu cầu thay đổi. Quyền của bạn là tổ chức, xử lý thế nào để đáp ứng nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả. (Có gì trong tay, cứ xài cho hết không cần phân biệt Ac Ex gì cả)
So sánh Access và Excel
