Trong thực tiễn quản lý, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có nhu cầu cả những thông tin mang tính chất tổng hợp và thông tin chi tiết bộ phận, do vậy kế toán cần tổ chức kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết để có thể đáp ứng đầy đủ thông tin cho các nhà quản lý doanh nghiệp.
Kế toán tổng hợp thực hiện nhằm phản ánh và kiểm tra một cách tổng quát từng đối tượng kế toán cụ thể (tài sản, nguồn vốn). Tài khoản sử dụng trong kế toán tổng hợp được gọi là tài khoản tổng hợp hay còn gọi là tài khoản cấp 1. Ví dụ, theo hệ thống tài khoản kế toán hiện hành của Việt Nam, tài khoản sử dụng để kế toán tổng hợp đối tượng tiền mặt có tên gọi là tài khoản tiền mặt. Đây là tài khoản tổng hợp hay tài khoản cấp 1 với số hiệu 111.
Tài khoản tổng hợp là căn cứ chủ yếu để lập các báo cáo tài chính. Các báo cáo tài chính này có nhiệm vụ cung cấp thông tin tình hình về nhiều mặt của doanh nghiệp và do vậy, phải giới hạn ở những chỉ tiêu chung.
Thước đo sử dụng trong kế toán tổng hợp chỉ có một loại thước đo duy nhất, đó là thước đo giá trị.
Kế toán chi tiết hay còn gọi là kế toán phân tích giúp phản ánh và kiểm tra một cách chi tiết, tỉ mỉ từng loại tài sản, nguồn vốn theo yêu cầu quản lý cụ thể của đơn vị kế toán. Đặc biệt ở cấp độ quản lý nghiệp vụ đòi hỏi những chỉ tiêu có mức độ chi tiết hơn, như tình hình dự trữ về từng loại nguyên vật liệu, phân theo chủng loại và quy cách, tình hình thanh toán với ngân sách về từng chỉ tiêu: lãi, thuế, chênh lệch giá v.v. Không có những tài liệu có nội dung tỉ mỉ như thế sẽ không đủ căn cứ để lập kế hoạch về nhiều mặt công tác ở doanh nghiệp và không đủ tài liệu để đánh giá tình hình được sâu sắc. Do vậy cùng với tài khoản tổng hợp phải có các tài khoản phân tích, nhằm cung cấp những chỉ tiêu chi tiết bổ sung cho chỉ tiêu tổng hợp.
Tài khoản kế toán sử dụng để thực hiện kế toán chi tiết là tài khoản chi tiết hay còn gọi là tài khoản phân tích hay tài khoản cấp 2, thậm trí cấp 3 và các sổ kế toán chi tiết. Để thực hiện kế toán chi tiết kế toán cần phải sử dụng cả thước đo giá trị và thước đo hiện vật.
Tài khoản tổng hợp và tài khoản phân tích dù phản ánh ở các mức độ khác nhau nhưng đều gắn với đối tượng kế toán, trong đó tài khoản tổng hợp tập hợp nhiều loại tài sản hoặc quá trình kinh tế có phạm vi sử dụng hoặc nội dung giống nhau; như các loại nguyên vật liệu chính, phụ v.v được tập hợp trong một tài khoản “nguyên vật liệu”.
Tài khoản phân tích, ngược lại, phân chia đối tượng kế toán thành nhiều bộ phận nhỏ để phản ánh. Ví dụ, nguyên vật liệu được chia thành nguyên vật liệu chính, phụ, nhiên liệu, bao bì v.v. Trong mỗi nhóm, đối tượng hạch toán kế toán lại được chi tiết hoá. Ví dụ, vật liệu là thép lại được phản ánh theo loại thép tròn, thép tấm v.v. với các quy cách khác nhau.
Trong thực tế tài khoản phân tích còn có tên gọi là tiểu khoản theo nội dung phản ánh của mỗi loại tiểu khoản, có thể phân chi tiết thành tài khoản phân tich cấp 1, tài khoản phân tích cấp 2.
Thực chất của việc quy định tài khoản tổng hợp và tài khoản phân tích các cấp là sự phân tổ đối tượng kế toán, phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế.
Tài khoản tổng hợp và tài khoản phân tích có mối quan hệ mật thiết không những về nội dung phản ánh mà cả về kết quả ghi chép.
Về nội dung phản ánh, tài khoản phân tích có nội dung phản ánh của tài khoản tổng hợp. Do mối quan hệ đó, kết cấu của tài khoản phân tích cũng giống kết cấu của tài khoản tổng hợp. Vị trí của số dư đầu kỳ, của số dư cuối kỳ của số phát sinh tăng, số phát sinh giảm của hai loại tài khoản này giống nhau. Có đặc điểm này là do việc ghi chép trên tài khoản tổng hợp và tài khoản phân tích được tiến hành đồng thời song song: Một khi đã ghi nghiệp vụ kinh tế vào tài khoản tổng hợp, thì đồng thời phải ghi nghiệp vụ kinh tế đó vào tài khoản phân tích, giữa tài khoản tổng hợp và tài khoản phân tích không có quan hệ ghi chép đối ứng với nhau; chỉ có thể ghi bút toán kép theo quan hệ đối ứng giữa các tài khoản phân tích của một tài khoản tổng hợp. Trong thực tế, người làm công tác kế toán đã dựa vào đặc điểm này để kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép sổ sách kế toán.
Tuy vậy, giữa tài khoản tổng hợp và tài khoản phân tích cũng có những điểm khác nhau. Ở tài khoản tổng hợp, việc ghi chép được thực hiện với một thước đo duy nhất, đó là thước đo giá trị. Ở tài khoản phân tích, việc ghi chép được thực hiện không chỉ bằng thước đo giá trị, mà có thể còn dùng đến các loại thước đo khác như thước đo hiện vật để bổ sung. Ngoài ra ở tài khoản phân tích còn có thể có các điều kiện ghi chép khác để làm rõ tình hình của đối tượng kế toán.
Ví dụ, đối tượng kế toán tiền mặt có thể được theo dõi chi tiết trên 3 tài khoản cấp 2:
TK « Tiền Việt Nam »
TK « Ngoại tệ »
TK « Vàng bạc, kim khí quí, đá quí »
Khi sử dụng tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết cần lưu ý mấy điểm sau đây:
(1) Giữa tài khoản tổng hợp, TK cấp 1, và tài khoản chi tiết, TK cấp 2 và cấp 3 có mối quan hệ nhất định, bởi vì tài khoản chi tiết chỉ là một bộ phận của tài khoản tổng hợp nên kết cấu và nguyên tắc phản ánh giống nhau;
(2) Phải phản ánh đồng thời trên tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết;
(3) Không có quan hệ đối ứng giữa TK tổng hợp và TK chi tiết phản ánh cùng đối tượng kế toán.
