Thế nào là quy chế, quy định, quy trình?

     Hệ thống quy phạm nội bộ của một doanh nghiệp bao gồm Quy chế, Quy định và Quy trình do doanh nghiệp ban hành.

     Việc ban hành hệ thống quy chế, quy phạm, quy trình có ý nghĩa rất quan trọng trong quản lý điều hành doanh nghiệp; tuy nhiên để xây dựng và ban hành một văn bản quy phạm hợp pháp, phù hợp thực tế, đảm bảo tính khoa học ứng dụng là điều không đơn giản. Quy phạm nội bộ, phải đảm bảo:

     – Tính hợp pháp: Phù hợp với các quy định của pháp luật, không trái luật.

     – Tính thực tiễn: Phù hợp với yêu cầu quản lý điều hành, phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp trong từng lĩnh vực cụ thể.

     – Tính hiệu quả: Quy phạm nội bộ tạo hành lang pháp lý nội bộ cho doanh nghiệp, góp phần tích cực vào công tác quản lý, điều hành cũng như toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp; khi được áp dụng phải được mọi người tôn trọng và quán triệt thực thi;

     Trước khi xây dựng quy phạm nội bộ, cần xác định mục đích, sự cần thiết, phạm vi, đối tượng điều chỉnh cụ thể. Xác định được mục đích và đối tượng chính là doanh nghiệp đã xác định được “tên loại” quy phạm cần ban hành. Quy chế, quy định, quy trình là những thuật ngữ riêng dành cho những mục đích và đối tượng riêng đó.

     Vậy khi nào thì sử dụng “QUY CHẾ”, khi nào sử dụng “QUY ĐỊNH“, và khi nào sử dụng “QUY TRÌNH“. Muốn sử dụng đúng, nhất thiết chúng ta phải hiểu về bản chất của những thuật ngữ này; qua đó phân biệt sự khác nhau giữa Quy chế, Quy định, Quy trình là như thế nào.

     Qua quá trình làm việc, tìm hiểu, bản thân tôi rút ra một số thông tin về 3 thuật ngữ này như sau:

     Là quy phạm điều chỉnh các vấn đề liên quan đến chế độ chính sách, công tác tổ chức hoạt động, công tác nhân sự, phân công và phân cấp nhiệm vụ, quyền hạn, định mức, đơn giá áp dụng. Đồng thời, quy chế đưa ra yêu cầu cần đạt được và có tính định khung mang tính nguyên tắc.

     Là quy phạm định ra các công việc phải làm, không được làm hoặc hướng dẫn thực hiện quy định của quy phạm pháp luật; điều lệ của doanh nghiệp, quy chế doanh nghiệp. Quy định chứa đựng nội dung hướng dẫn cụ thể về chuyên môn, nghiệp vụ phục vụ cho công tác điều hành của doanh nghiệp.

     Là quy phạm đề cập đến trình tự các bước công việc, nguồn lực được sử dụng, trách nhiệm của các bộ phận/phòng ban trực thuộc; trách nhiệm của các cá nhân trong việc phối hợp để quản lý và thực hiện một hoạt động hay một công việc nào đó.

     Sự phân biệt trên đây chỉ có ý nghĩa tương đối và hoàn toàn xuất phát từ hoạt động thực tiển mà bản thân tôi tự rút ra. Chưa phải là một sự khẳng định, nhưng cách hiểu này về cơ bản sẽ hỗ trợ phần nào trong công tác tham mưu soạn thảo, đề xuất xây dựng, sửa đổi bổ sung các quy phạm nội bộ trong một doanh nghiệp.