Như chúng ta đã biết hàm Subtotal và hàm Sum là hai hàm có thể nói là được sử dụng tần suất cao nhất. Hàm sum thì chắc hẳn các bạn đều biết, tuy chỉ có hàm Subtotal nhiều bạn kế toán mới ra trường còn lạ lẫm nhưng nó lại là một trong các hàm được sử dụng rất linh hoạt trong trong excel nói chung và kế toán nói riêng. Vậy sự khác nhau đó là gì? Khi nào thì ta nên sử dụng hàm Sum, khi nào thì nên sử dụng hàm Subtotal?
Sự khác nhau | Hàm Sum | Hàm Subtotal |
Mục đích | - Chỉ tính tổng cố định hay còn được hiểu là tính tổng chung cho tất cả các đối tượng mà không tách thành tổng các nhóm nhỏ (Giá trị này không thay đổi khi thực hiện lệnh Filter).
- Khi lồng các hàm Sum với nhau thì số liệu sẽ bị tính 2 lần.
| - Có thể tính tổng cố định và di động nghĩa là tính tổng riêng cho từng nhóm, giá trị sẽ thay đổi khi thực hiện lệnh Filter.
- Khi lồng các hàm Subtotal với nhau thì số liệu không bị tính 2 lần.
|
Cú pháp | SUM (number1;[number2];…) trong đó:- Giới hạn đối số đến 255 và đối số đầu tiên là bắt buộc.
- Các đối số có thế là giá trị riêng lẻ, tham chiếu hoặc phạm vi ô hay kết hợp cả ba.
- Nếu đối số là mảng hay tham chiếu, chỉ các các số trong mảng hay tham chiếu đó mới được tính. Các ô trống, giá trị lôgic, văn bản hoặc văn bản trong mảng hoặc tham chiếu bị bỏ qua.
- Nếu bất kỳ đối số nào là giá trị lỗi, hoặc bất kỳ đối số nào là văn bản mà không thể diễn dịch thành số được, Excel sẽ hiển thị một lỗi.
| SUBTOTAL(function_num;ref1;ref2;…) trong đó:- Function_num là (con số đại diện cho phép toán số liệu trong subtotal): các con số thường dùng là từ 1 đến 11. Ngoài ra trong office 2003 và 2007 có thêm 101 đến 111. Số 9 được sử dụng thay thế cho hàm Sum.
· + Đối số từ 1-11: hàm này sẽ tính tất cả các giá trị ẩn bằng lệnh Hide trong vùng dữ liệu. · + Đối số từ 101-111: hàm này không tính đến các giá trị bị ẩn bằng lênh Hide. · + Ngoài ra, Subtotal sẽ không tính các giá trị bị ẩn bằng lệnh Filter · + Chỉ được dùng khi muốn tính toán giá trị theo cột. · + Chỉ tính toán giá trị 2-D · – Ref1; ref2;…: vùng địa chỉ tham chiếu. |
Trường hợp hay sử dụng (*) | - Tính tổng phát sinh nợ có trong sổ NKC
- Tính khấu hao trong bảng phân bổ 211, 142,242…
| - Tính tổng các số các phát sinh đầu kỳ, trong kỳ, cuối kỳ của Tài khoản cấp 1 trên bảng cân đối tài khoản, bảng cân đối kế toán…
- Tính tổng số tiền tồn cuối ngày trong sổ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng…
|
(*) TH1: Sử dụng hàm sum:
Ảnh 1: Sự khác nhau cơ bản nhất giữa hàm Sum và Subtotal
(*) TH2: Sử dụng hàm subtotal:
Ảnh 2: Sự khác nhau cơ bản nhất giữa hàm Sum và Subtotal
