In ấn là thao tác hằng ngày gắn liền với công việc văn phòng, bởi vậy lựa chọn giải pháp tối ưu để in: in như thế nào, in bằng máy nào và chi phí bao nhiêu là vấn đề hàng đầu của người dùng máy tính.
Để giải quyết vấn đề này, bạn cần nắm rõ một số yếu tố căn bản liên quan đến máy in, khi chọn mua máy cho phù hợp với mình. Ngoài ra bạn còn không hiểu sai về những quảng cáo, tiếp thị cho các sản phẩm máy in có trên thị trường, quan trọng hơn hết là hiểu rõ sự khác nhau giữa các cách in.
Ngày nay, khi nhắc đến in phun thì điều này cũng đồng nghĩa với máy in màu. Còn in laser thì máy in laser đơn sắc và laser màu được phân biệt rất rõ ràng. Tuy nhiên còn một khái niệm hiện đang trở nên thông dụng, đó là máy đa-chức-năng (All-in-One), mà thực chất cũng là một máy in laser hay phun.

Những tính năng cơ bản
Tính năng cơ bản là yếu tố quyết định chính của máy in. Bước đầu đánh giá một máy in phù hợp cho bạn phải được xuất phát từ những yếu tố này.
TỐC ĐỘ IN. Số lượng trang in/phút. Đây là một trong những tham số hấp dẫn nhất của máy in và cũng là yếu tố dễ làm nhiều người bị ‘mắc lừa’ nhất. Chỉ số càng cao càng giúp ích được nhiều cho công việc của bạn. Thực chất con số này phụ thuộc nhiều vào các yếu tố khác và có sự cách biệt lớn giữa máy in phun và laser.
o Máy in laser. Các máy in laser hiện nay có tốc độ in trung bình khá cao, từ 12 – 20 trang A4/phút hoặc hơn đối với các máy in chuyên dụng. Trong các thử nghiệm, chúng tôi nhận thấy ngày nay nhiều nhà sản xuất đã cố gắng đưa ra con số tốc độ cao nhất hợp lý hơn so với thực tế, không xa vời lắm như trước đây, nếu bạn điều chỉnh đúng thông số và ứng dụng đúng cách – tuy điều này không phải lúc nào cũng chính xác – đây thường là tốc độ in ở độ phân giải trung bình.
o Máy in phun: Bạn đừng hy vọng vào yếu tố này ở các loại máy in phun (khác một trời một vực so với thông số mà hãng đưa ra, nếu có chăng thì chất lượng bản in chỉ có thể ở chế độ in nháp, dùng để in văn bản trơn còn có thể chấp nhận được, còn in hình ảnh (màu) thì khó mà đạt đuợc. Các kiểm chứng thực tế cho thấy để in một trang màu ‘bình thường’ (văn bản và hình ảnh), các máy in phun cần ít nhất từ 30 đến 60 giây, còn muốn in đẹp (hình ảnh) thì 2 phút trở lên là chuyện thông thường. Đó là chưa kể đến khác biệt giữa văn bản chữ không dấu (tiếng Anh chẳng hạn) với văn bản chữ có dấu (tiếng Việt): in văn bản chữ Việt mất thời gian gần gấp 2 lần.

Độ phân giải. Số điểm mực trên một inch vuông. Về điều này thì các loại máy in phun có thể tự hào rằng mình là dân ‘thứ thiệt’, còn máy in laser chỉ thuộc hạng ‘xoàng’. Độ phân giải càng cao đương nhiên sẽ cho ra một bản in càng đẹp, điều này thường được kiểm chứng ở các máy in phun. Tuy nhiên nó còn phụ thuộc vào một vài yếu tố khác, chứ không đúng ở mọi trường hợp.
o Máy in laser: Đối với các máy in laser, hiện chưa có sự đổi mới đáng kể trong công nghệ, độ phân giải thông dụng vẫn là 600×600 dpi hoặc 1200×1200 dpi, bất kể in laser đơn sắc hay màu. Độ phân giải lớn thực sự quan trọng đối với các máy in phun, còn ở máy in laser đơn sắc hoặc màu thì với 600 hay 1200 dpi là đã quá tuyệt vời.
o Máy in phun: Ở các máy in phun, bạn sẽ thấy rất đa dạng và phong phú về độ phân giải: 1440×720 dpi, 2880×720 dpi, 4800×1200-optimized dpi, cho đến 5760×1440-optimized dpi. Đồng ý là độ phân giải càng cao thì in hình càng đẹp, nhưng bạn nên biết rằng chưa có máy in nào đạt được độ phân giải thực cao hơn 1200 x 1200 dpi. Nhiều máy in phun dùng kỹ thuật phần mềm để nội suy, tạo thêm những điểm ảnh, cho phép in đường nét trơn tru, hình ảnh mịn và chi tiết hơn. Độ phân giải cao 4800 của máy in HP là giá trị được ‘optimized’.

Chất lượng in. Ngoài những yếu tố trên, để có được một bản in đẹp còn phụ thuộc vào mực in, giấy in và cả công nghệ in nữa. Trước hết bạn phải xác định được nhu cầu in của mình.
o Máy in laser: Nếu dùng để in văn bản đơn sắc thông thường thì không gì khác hơn ngoài máy in laser đáp ứng được nhu cầu của bạn. Văn bản đẹp, chữ sắc nét, tốc độ nhanh. Máy in laser màu cũng bắt đầu có vị trị kể từ khi HP tung ra một số loại Color Laserjet với giá có thể chấp nhận được như loại 1500 – 1200 USD, loại 2500 – 1431 USD… In laser màu, bạn sẽ được cả hai: hình ảnh màu đẹp và đường nét sắc sảo.
o Máy in phun: Nếu công việc của bạn đòi hỏi in màu, chất lượng hình ảnh là quan trọng thì máy in phun là lựa chọn thích hợp. Tuy nhiên, không phải tất cả các máy in phun màu đều in đẹp. Độ phân giải in, mực in và cả giấy in mới là yếu tố cuối cùng cho một bản in hoàn hảo. Phải đảm bảo mực in đúng loại, giấy in chuyên dụng phù hợp với tính chất của bản in thì mới mong có được một kết quả mỹ mãn. Các nhà sản xuất thường khuyên dùng loại giấy được tráng một lớp hóa chất đặc biệt (inkjet paper, photo quality paper, v.v…) để có được bản in bóng, đẹp (nhất là khi in ở độ phân giải cao, nhiều máy in chỉ chấp nhận in trên đúng loại giấy chuyên dụng mà thôi).

Công nghệ in cũng đóng góp một phần đáng kể trong chất lượng bản in. Mỗi hãng sản xuất đều có công nghệ in riêng của mình. Hiện nay công nghệ in chồng màu (PhotoREt) của HP và PPIS (Perfect Picture Image System) của Epson được biết đến nhiều nhất. Các loại máy in cao cấp được giới thiệu công nghệ in 6 màu (Stylus Photo 2100 còn in được đến 7 màu), thay vì 4 màu. Về cơ bản thì đây cũng là một máy in phun thông thường, vẫn sử dụng 4 màu, nhưng có thêm 2 màu phụ để tạo ra những màu sắc tự nhiên, phức tạp hơn. Và thường thì chúng được xếp vào dòng máy in ảnh (photo-printer). Một số máy in 6 màu vẫn cho phép sử dụng 4 màu chuẩn, khi cần thiết mới sử dụng đến các màu phụ và có khả năng sử dụng mực màu để tạo màu đen khi hộp mực đen của máy đã hết hoặc chỉ in bằng mực đen đối với các tài liệu không cần màu. Máy in 6 màu thường cho ra những bản in rất trung thực, sống động và giá cũng đắt hơn.

Chi phí in. Với mực in, các nhà sản xuất thường khuyến cáo nên sử dụng mực ‘chính hãng’ để tránh làm giảm tuổi thọ của máy và đầu in. Tuy nhiên thực tế hiện nay nhiều người vẫn chọn giải pháp ‘mực bơm’ để tiết kiệm chi phí.
o Máy in laser: Đứng đầu về ‘kinh tế’ thường vẫn là in laser vì chi phí cho bản in thấp. Tuy nhiên giá mua mới của một toner mực laser khá cao, lên đến cả trăm USD là chuyện thường. Các nhà sản xuất cho biết, thường thì một toner mực in laser có thể in đến cả ngàn trang với diện tích phủ mực tương đối. Máy in laser có đặc điểm rất ‘dễ chịu’ với các loại giấy và không có những đòi hỏi ‘cầu kỳ’ như máy in phun. Vì vậy tính ra chi phí cho mỗi bản in rất thấp, chỉ khoảng vài trăm đồng/trang A4. Đối với laser màu, chi phí sẽ cao hơn laser đơn sắc nhưng lại thấp hơn in phun.
o Máy in phun: Máy in phun thường sử dụng 2 hộp mực trở lên, một hộp mực màu (3 màu) và một hộp mực đen. Thường giá thành của mực máy in phun khá đắt, số trang in được cũng ít hơn. Trung bình bạn chỉ có thể in được vài trăm trang A4 (trên dưới 500 trang) với độ phủ mực tương đối. Hiện dòng máy in C43X đang được giới thiệu là có giá mực in rẻ (khoảng 25 USD/bộ), tạo cơ hội cho người dùng in ấn ‘thoải mái’ hơn. Máy in phun còn có loại sử dụng 4 hộp mực rời, cho phép bạn có thể thay đổi bất kỳ màu nào dùng hết. Giấy in cũng đóng yếu tố quan trọng trong việc tiêu hao mực in. Nếu in đúng loại giấy chuyên dụng, lượng mực in có thể được tiết kiệm hơn so với in trên giấy bình thường do độ thấm mực cao hơn. Nhưng bù lại bạn phải tốn thêm tiền cho giấy in, mà thường thì chẳng phải rẻ.

Các tính năng phụ. Khay chứa giấy, chế độ tiết kiệm mực, in hai mặt tự động (duplex), in khổ A3 cũng là những yếu tố giúp bạn cân nhắc khi lựa chọn máy in để biết chắc rằng mình chọn đúng máy in phù hợp với nhu cầu.
o Máy in laser: Đối với văn phòng cần tốc độ thì việc có một khay chứa nhiều giấy, in hai mặt tự động, có chế độ tiết kiệm mực của một máy in laser là điều rất đáng cân nhắc. Ngoài ra máy in laser có bộ xử lý mạnh, bộ nhớ cơ bản lớn, khả năng in mạng, ‘tuổi thọ’ của toner mực và trống in cao là lợi thế rất lớn.
o Máy in phun: Với máy in phun, ngoài tốc độ in càng nhanh càng đỡ tốn thời gian, kích thước hạt mực nhỏ, bản in khô nhanh, không bị lem lại là điều kiện tiên quyết. Ngoài ra tính năng in ‘tràn’ (borderless) ở các máy in ảnh cũng là một đặc điểm thú vị, bạn có thể in được những hình ảnh đến khổ A4 mà không cần chừa lề, hay những bản in cứ như hình rửa vậy! Ở một số máy in ảnh còn có chức năng in trực tiếp từ thẻ nhớ, ổ CD di động… mà không cần đến máy tính.

Hầu hết các máy in mới hiện nay đều có giao tiếp song song và USB (một số khác còn có giao tiếp mạng và FireWire). Phần mềm điều khiển đi kèm với máy in cũng chính là ‘cánh cửa’ của nhiều tính năng đặc biệt của máy in. Nó có thể giúp bạn in nhiều trang trên một mặt giấy, in tiết kiệm mực, in lật mặt, 2 mặt, sắp trang, phóng to/ thu nhỏ, in ghép trang, v.v…
Máy đa chức năng. Tất cả trong một. Ngoài tính năng in thông thường, loại máy này còn đảm nhận thêm nhiệm vụ của máy quét (scanner), máy photo (photocopy) và có máy còn gửi/nhận fax nữa chứ! Dòng máy này thích hợp với các văn phòng nhỏ hiện đại, khiêm tốn về không gian (cũng như tài chính), nhưng lại cần tất cả các tính năng trên. Về chức năng in thì bạn có thể yên tâm với hiệu quả hoạt động của một máy in màu đích thực. Còn các tính năng quét hình, photocopy màu, fax thì các loại máy thông dụng hiện nay hoạt động rất hiệu quả. Thao tác nhanh, đơn giản, chất lượng in đạt yêu cầu, nhưng bù lại đừng mong có tốc độ nhanh như máy in laser.

Lời khuyên
Một khi đã nắm rõ được những nguyên tắc vàng’Trong lựa chọn máy in’, bạn sẽ dễ dàng chọn được máy in phù hợp cho nhu cầu của mình. Tuy nhiên giữa một ‘rừng’ máy in rất phong phú về kiểu dáng, chủng loại và tính năng như hiện nay chắc hẳn bạn sẽ phải lúng túng khi lựa chọn. Vì vậy cần xác định rõ nhu cầu thực tế của công việc, khả năng đáp ứng của máy in và một điều hết sức quan trọng nữa là… chi phí đầu tư cho phép.
Trên thị trường năm nay, ngoài những nhãn hiệu mà bạn phải ‘nghe đi, nghe lại’ như HP, Epson, Canon… hiện cũng có một số nhãn hiệu khác đáng để bạn quan tâm như: Lexmark, OKI, Brother và đặc biệt là Samsung vừa tham gia vào thị trường máy in laser đơn sắc cũng gây được ấn tượng khá tốt.
Tại Việt Nam, hiện nay chi phí ‘lâu dài’ (cho bản in) vẫn là mối quan tâm hàng đầu, nên máy in laser đơn sắc vẫn được người dùng văn phòng chú trọng nhất. Với một máy in laser đơn sắc khoảng 220 USD trở lên, bạn có thể yên tâm về chất lượng bản in cũng như tốc độ cho hiệu năng công việc của mình. Một tùy chọn khác cho người dùng văn phòng không cần tốc độ mà chỉ cần tiết kiệm được không gian làm việc chính là các loại máy đa chức năng. Chỉ với khoảng 160 USD là bạn đã có một máy đa chức năng đáp ứng được tất cả các nhu cầu cơ bản nhất của văn phòng như copy, scan, in ấn và fax.
Các máy in phun có giá dưới 100 USD thường chỉ thích hợp với người dùng cá nhân và gia đình với nhu cầu in ấn thông thường. Đương nhiên việc đầu tư vào một máy in laser giá rẻ cũng là một tùy chọn, nhưng với mức giá thấp nhất của máy in laser hiện nay độ khoảng 200USD, rất ít người dùng chọn giải pháp này. Một chú ý quan trọng khác là bạn phải phân biệt rõ giữa máy in 4 màu và 6 màu, vì thường giá giữa 2 dòng sản phẩm này hơn kém nhau gần gấp đôi.
Đối với người dùng đồ họa, tốc độ không đóng vai trò như độ phân giải, nên một máy in phun có độ phân giải ‘thực’ mới quan trọng. Máy in cần đáp ứng được nhu cầu màu sắc, chất lượng in, in được trên nhiều loại giấy, nếu in được càng nhanh càng tốt. Máy in khổ A4 với mức giá từ 116 USD trở lên đáp ứng được công việc này. Nếu công việc đòi hỏi in các ấn phẩm lớn, các máy in khổ A3 có lẽ thích hợp hơn, tuy nhiên giá cả sẽ tăng. Ở mức độ cao cấp hơn nữa, máy in 6 màu hiện nay đang được chú ý nhiều vì cho ảnh chất lượng cao.

Thủ thuật mua máy in
Máy in phun

o Máy in phun giá rẻ, nhưng chi phí mực đắt. Hãy kiểm tra giá của mỗi ống mực in và số trang mà nó có thể in, từ đó tính được tổng chi phí để cân nhắc.
o Các nhà sản xuất thường công bố tốc độ in nhanh hơn thực tế máy có thể in. Nhìn chung, máy in phun có thể cho 2 – 4 trang văn bản/phút chữ không dấu; với tiếng Việt, tốc độ in chậm hơn.
o Một số máy in phun có thể in ảnh photo chất lượng tương đương ảnh rửa ở minilab. Nếu mục đích của bạn là in ảnh thì hãy tìm những loại máy in như vậy, cả hai nhà cung cấp máy in phun lớn nhất tại VN là Epson và HP đều cung cấp các loại máy in phun photo, máy loại này thường sử dụng 6 màu mực.
o Giá cả chưa chắc đã nói lên được chất lượng và tốc độ in, còn có những đặc tính khác làm tăng giá trị của máy như khay giấy, in 2 mặt, kết nối mạng…

Máy in Laser
o Nếu bạn cần in nhiều văn bản, đặc biệt là tài liệu đen trắng, hãy cân nhắc một máy in laser đơn sắc không đắt lắm, chúng cho chất lượng tương đương với loại máy in phun đắt tiền.
o Nếu cần in văn bản và hình đồ họa màu với số lượng nhiều, nên cố gắng đầu tư một máy in laser màu, sẽ đỡ cho bạn rất nhiều chi phí mực và bảo trì sau này.ÿ