Về nghiệp vụ kế toán:
– Thủ kho: theo dõi, ghi chép vào sổ sách mỗi khi có hàng nhập kho, xuất kho thực tế chi tiết theo từng vật tư, hàng hóa và từng đối tượng sử dụng (không quan tâm đến việc hạch toán kế toán như thế nào). Chứng từ nhập/xuất kho sau khi được lập sẽ được chuyển lên cho kế toán kho (hoặc kế toán mua hàng) dùng làm căn cứ hạch toán vào các sổ sách kế toán liên quan.
– Kế toán kho (hoặc kế toán mua hàng): căn cứ vào chứng từ nhập/xuất kho từ thủ kho chuyển lên và các chứng từ liên quan khác (như: hóa đơn, lệnh xuất kho, lệnh sản xuất…) để hạch toán vào các sổ sách chi tiết theo từng đối tượng sử dụng.
– Lưu ý:
+ Chứng từ nhập/xuất này không phải lúc nào cũng dùng để hạch toán kế toán mà trong một số trường hợp việc hạch toán phải dựa vào chứng từ khác (ví dụ: mua hàng đã nhận hàng nhưng chưa có hóa đơn, hoặc bán hàng đã xuất hàng nhưng chưa xuất hóa đơn…Khi nhận được hóa đơn hoặc đã xuất hóa đơn thì căn cứ vào các hóa đơn này, kế toán mới tiến hành hạch toán vào sổ sách kế toán).
+ Do có sự khác biệt về thời điểm ghi sổ giữa thủ kho và kế toán kho nêu trên nên sẽ dẫn đến tình trạng báo cáo hàng tồn kho giữa kế toán và thủ kho tại một thời điểm nào đó trong kỳ sẽ có sự sai lệch về số liệu.

2. Về chương trình:
– Trong phần mềm kế toán Fast Business, chương trình cho phép quản lý hàng tồn kho theo 2 hệ thống riêng biệt, đó là “Tồn kho thực tế” và “Tồn kho sổ sách” (hay tồn kho kế toán). Hệ thống “Tồn kho thực tế” được dùng chủ yếu cho bộ phận kho, bộ phận mua hàng/bán hàng (nơi quan tâm đến số liệu thực tế để phục cho việc báo cáo, thống kê và ra quyết định) , còn bộ phận kế toán thì quan tâm đến hệ thống “Tồn kho sổ sách” khi lên các báo cáo kế toán.

– Cách nhập liệu trong chương trình:
+ Liên quan đến nhập hàng mua ngoài hoặc xuất bán ra ngoài: khi việc nhập/xuất hàng thực tế xảy ra thì thủ kho vào chức năng “Phiếu nhập mua hàng” hoặc “Phiếu xuất bán” (thuộc phân hệ quản lý mua hàng, quản lý bán hàng) để cập nhật. Kế toán kho (hoặc kế toán mua hàng) căn cứ vào chứng từ nhập xuất này cùng với hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng -> vào chức năng “Hóa đơn mua hàng trong nước”, “Hóa đơn mua hàng nhập khẩu” hoặc “Hóa đơn bán hàng” (thuộc phân hệ kế toán phải trả, kế toán phải thu) để cập nhật. Lưu ý: chương trình cho phép kế toán kế thừa số liệu từ phiếu nhập mua hàng và phiếu xuất bán từ bộ phận kho.

+ Liên quan đến nhập/xuất kho nội bộ thì thủ kho vào chức năng “Phiếu nhập kho”, “Phiếu xuất kho” (thuộc phân hệ quản lý hàng tồn kho) để cập nhật (lưu chứng từ với trạng thái “Nhập/xuất kho”). Do là nhập/xuất nội bộ nên thời điểm ghi nhận của thủ kho và kế toán là giống nhau nên kế toán chỉ cần vào lại 2 phiếu này để bổ sung thông tin về tài khoản và chuyển trạng thái của chứng từ sang “Chuyển kế toán tổng hợp” hoặc “Chuyển sổ cái”.

– Cách khai thác báo cáo:
+ Trên màn hình điều kiện lọc các bán cáo nhập/xuất/tồn kho, chương trình cho phép người dùng chọn xem số liệu theo 2 hệ thống “Tồn kho thực tế” và “Tồn kho sổ sách” tùy ý.

– Về nguyên tắc kế toán: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho nội bộ thì số liệu phải là duy nhất giữa kho và kế toán (kế toán hạch toán dựa vào số liệu của bộ phận kho chuyển lên) nên không có chuyện nhập riêng, quản riêng. Trường hợp thủ kho vì lý do gì đó phải sửa lại số liệu thì dĩ nhiên phải báo lại cho kế toán.

– Liên quan đến phiếu xuất điều chuyển giữa các kho: đúng là số liệu xuất có thể khác số liệu nhập. Trường hợp luôn giống nhau thì có thể dùng phiếu xuất điều chuyển 1 bước để cập nhật cho nhanh (đây là tiện ích của chương trình). Còn trường hợp muốn nhập độc lập thì dùng phiếu xuất điều chuyển 2 bước; hoặc phiếu nhập kho, phiếu xuất kho độc lập.

– Về báo cáo hàng tồn kho: như đã nói ở bài post đầu, trên màn hình điều kiện lọc báo cáo luôn có 2 tùy chọn lọc theo “Tồn kho thực tế” và “Tồn kho hóa đơn” (sổ sách). Thủ kho và kế toán có thể đối chiếu thông qua 2 tùy chọn xử lý số liệu trên.